অনেক সময় PO Instrument হারিয়ে যায়। ফলে এর মালিককে অনেক সমস্যার সম্মুখীন হতে হয়। এক্ষেত্রে Duplicate PO Issue করার নিয়মাবলী জানা থাকলে সহজেই তা ইস্যু করা যায়। ডুপ্লিকেট PO ইন্সট্রুমেন্ট এর ক্ষেত্রে যথাযথ সতর্কতামূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করতে হয়। কেননা ব্যাংকারের সামান্য ভুলের কারণে কোন ডুপ্লিকেট PO ইস্যু ভুল বা জালিয়াতি হয়ে থাকলে তার জন্য একটি ক্ষতির কারণ হয়ে দাঁড়াতে পারে। সুতরাং Duplicate PO Issue করার জন্য নিম্নোক্ত বিষয়গুলো অনুসরণ করতে হবে-
১) হারানোর সংবাদ পাওয়ার সাথে সাথে সতর্কতামূলক ব্যবস্থা গ্রহন করতে হবে;
২) হারানোর সংবাদ ক্রেতার নিকট থেকে লিখিতভাবে নিতে হবে;
২) PO ইন্সট্রুমেন্ট এর মূল্য ১ লক্ষ টাকার বেশী হলে জিডি সহ Duplicate এর জন্য আবেদন নিতে হবে;
৩) Stamp এর উপর ক্রেতা ও অপর দুজন গণ্যমান্য ব্যক্তির যৌথ Indemnity Bond গ্রহণ করতে হবে;
৪) PO ক্রেতার বর্তমান আবেদনপত্রের স্বাক্ষর, ক্রয় কালীন আবেদনপত্রের স্বাক্ষরের সাথে মিলিয়ে দেখতে হবে;
৫) ডুপ্লিকেট PO ইস্যুর পূর্বে নিশ্চিত হতে হবে যে ইন্সট্রুমেন্টের অর্থ পরিশোধ করা হয়নি এবং Stop Payment করতে হবে;
৬) PO ইন্সট্রুমেন্ট এর মূল্য ৩ লক্ষ টাকার বেশী হলে হেড অফিস এর নিকট থেকে অনুমতি নিতে হবে। হেড অফিসকে এই মর্মে একটি Circular দিতে হবে;
৭) হেড অফিস থেকে অনুমতি পাওয়ার পর পূর্বের PO বাতিল করে নতুন করে ইস্যু করতে হবে (যেহেতু PO একটি MICR Instrument);
৮) Duplicate PO এর উপরে লাল কালি দিয়ে “Duplicate in lieu of the original, PO নম্বর……… ও Dated…………” লিখতে হবে।
৯) এছাড়া PO ইস্যু রেজিস্টারে বা কম্পিউটারে পোস্টিং দেয়ার সময় “Caution against Fraudulence Encashment/withdrawal” কথাটি নোট আকারে চিহ্নিত করতে হবে।
