মোহাম্মদ শামসুদ্দীন আকন্দঃ ডকুমেন্ট বলতে সাধারণত আমরা বুঝি কাগজ, বা অনলাইন, বা ডিজিটাল বা এনালগ মিডিয়া, যেমন অডিও টেপ বা সিডি হিসাবে দেওয়া বিভিন্ন ধরনের নথির একটি সেট।
ঋণ/ লোন/ বিনিয়োগ ডকুমেন্টেশন (Loan/ Investment/ Advance Documentation) কি?
ঋণ/ লোন/ বিনিয়োগ সম্পর্কিত ডকুমেন্টগুলো, ঋণ চুক্তি, আর্থিক বিবৃতি, ব্যবসায়িক পরিকল্পনা, ঋণদাতার নিরাপত্তা, সুদপত্রের দলিল এবং সম্ভাব্য ঋণ গ্রহীতার ক্রেডিট যোগ্যতার মূল্যায়নের জন্য ঋণদাতা কর্তৃক ব্যবহৃত যাবতীয় কাগজপত্র সমূহ। সাধারণত এই দলিলাদি ঋণের ইতিহাস বর্ণনা করে এবং এই দলিলাদি ঋণগ্রহীতার ক্রেডিট ফাইলে রাখা হয়। ঋণ পর্যালোচনা কমিটির পরবর্তী পর্যালোচনার জন্য ডকুমেন্টেশন খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটি বিষয়।
সঠিক ডকুমেন্টেশন ঋণ দেওয়ার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ। কারণ লোন পোর্টফোলিওর ডকুমেন্টেশন মান সরাসরি ব্যাংক কর্মকর্তার দ্বারা প্রদত্ত ক্রেডিট মানের রেটিং এর সাথে সম্পর্কিত। ডকুমেন্টেশনের দুর্বলতাগুলো সতর্কতার সাথে পরীক্ষা-নিরীক্ষা করতে হবে।
Loan/Investment/Advance Documentation বা ঋণ/ লোন/ বিনিয়োগ ডকুমেন্টেশন করার ক্ষেত্রে যে বিষয়গুলো গুরুত্ব সহকারে দেখতে হয় তা নিম্নে তুলে ধরা হলো-
| ব্যাংক, ব্যাংকার, ব্যাংকিং, অর্থনীতি ও ফাইন্যান্স বিষয়ক গুরুত্বপূর্ণ খবর, প্রতিবেদন, বিশেষ কলাম, বিনিয়োগ/ লোন, ডেবিট কার্ড, ক্রেডিট কার্ড, ফিনটেক, ব্যাংকের নিয়োগ বিজ্ঞপ্তি ও বাংলাদেশ ব্যাংকের সার্কুলারগুলোর আপডেট পেতে আমাদের অফিসিয়াল ফেসবুক পেজ 'ব্যাংকিং নিউজ', ফেসবুক গ্রুপ 'ব্যাংকিং ইনফরমেশন', 'লিংকডইন', 'টেলিগ্রাম চ্যানেল', 'ইন্সটাগ্রাম', 'টুইটার', 'ইউটিউব', 'হোয়াটসঅ্যাপ চ্যানেল' এবং 'গুগল নিউজ'-এ যুক্ত হয়ে সাথে থাকুন। |
১. Documents বা নথিপত্র
ডকুমেন্ট হলো দেনার বাস্তব প্রতিমূর্তি।
২. Documentation বা ডকুমেন্টেশন
ডকুমেন্টের সঠিক আকারে ও সঠিক পদ্ধতিতে কার্যকর করার প্রক্রিয়া।
“ডকুমেন্টেশন ছাড়া কোন ঋণ/লোন/বিনিয়োগ নেই”
৩. Why Documentation বা ডকুমেন্টেশন কেন?
ক) ডকুমেন্টেশন ফর্ম হলো স্থায়ী রেকর্ড অধিকার এবং দায়-
– ব্যাংক
– ঋণ গ্রহণকারী
– জামিনদারদের (যদি থাকে) জন্য।
খ) একটি ঋণ/লোন/বিনিয়োগের নিরাপত্তা দৃষ্টিকোণ থেকে অপরিহার্য হলো- “ডকুমেন্টের চেয়ে কোনও কিছুই ভাল প্রমাণ হতে পারেনা”।
৪. Features of Documents বা ডকুমেন্টের বৈশিষ্ট্য
ক) সম্পাদনা
খ) সম্পাদন
গ) মুদ্রিত ফরম
ঘ) মুদ্রাঙ্কন
ঙ) প্রত্যক্ষীকরণ
চ) ডেটিং
ছ) নিবন্ধন
জ) সামগ্রী
৫. Executants বা নির্বাহক
– দলিল সম্পাদনকারীকে চুক্তির উপযুক্ত হবে।
– মাইনর/পাগল/দেউলিয়া কেউ কোন চুক্তির ক্ষমতা রাখে না।
– লিমিটেড কোম্পানির Memorandum of Association ক্ষমতা অতিক্রম করা যাবে না।
৬. Execution বা এক্সিকিউশন
– ব্যাংকের কর্মকর্তার উপস্থিতিতে ডকুমেন্ট কার্যকর করা আবশ্যক।
– পার্টিকে তার স্বাভাবিক নমুনা স্বাক্ষর অনুযায়ী সাইন করা উচিত।
– সকল পৃষ্ঠায় সাইন করতে হবে।
৭. Printed Form বা মুদ্রিত ফর্ম
– বিভিন্ন ধরনের ঋণ/লোন/বিনিয়োগের জন্য সকল ব্যাংকের নিরাপত্তা ফরম নির্ধারণ করা আছে।
– ফর্মগুলো ব্যাংকের আইনজীবীদের দ্বারা খসড়া করা হয়।
– সব ক্ষেত্রে ব্যাংকের স্বার্থ রক্ষায় আইনগত বিষয়গুলো যত্ন সহকারে দেখা হয়।
৮. Stamping বা মুদ্রাঙ্কন
ব্যাংককে নিশ্চিত করতে হবে যে দলিল সঠিক স্ট্যাম্প বহন করে।
তিন ধরনের স্ট্যাম্প ব্যবহার করা হয়-
– এমবসড/ইমপ্রেসড স্ট্যাম্প
– এডহেসিভ স্ট্যাম্প
– নন-জুডিসিয়াল স্ট্যাম্প।
৯. Witnessing of Documents বা ডকুমেন্টের সাক্ষ্য
– মর্টগেজ ডিড, হেবাকৃত স্থাবর সম্পত্তির মতো কাগজপত্র বা অন্তত দুইজন সাক্ষীর সাক্ষ্য নেওয়া।
– সাক্ষীর জন্য D.P. Note, গ্যারান্টি লেটার, প্লেজ, হাইপোথিকেশনের প্রয়োজন হবে না।
১০. Dating of Documents বা ডকুমেন্ট ডেটিং
সীমাবদ্ধতার সময় নির্ধারণের সুবিধার জন্য ডকুমেন্ট কার্যকর করার তারিখটি স্বতন্ত্রভাবে নথিতে উল্লেখ করতে হবে। দলিলের নির্বাহকেরা স্বাক্ষরের নীচে তারিখ উল্লেখ করবেন।
১১. Registration বা নিবন্ধন
– মর্টগেজ ডিড সাব রেজিস্ট্রার অফিসে নিবন্ধন করা হয়।
– লিমিটেড কোম্পানির ক্ষেত্রে নির্দিষ্ট চার্জগুলো যৌথ স্টক কোম্পানির রেজিস্ট্রারের সাথে নিবন্ধিত করা হবে।
১২. Contents বা সামগ্রী
ক) লোনের শর্তাবলী অবশ্যই স্পষ্ট, সুনির্দিষ্ট এবং নিখুঁত হতে হবে।
খ) ডকুমেন্টটি প্রযুক্তিগত ভাষায় খসড়া তৈরি করা উচিত।
গ) ডকুমেন্ট এ যথাযথ নাম, যথাযথ পুনর্বিন্যাস, বিবরণ, সুদের হার, পুনর্বিবেচনার শর্তাদি, সাক্ষ্য প্রমাণের ধারা ইত্যাদি সম্পর্কে যথাযথ প্রক্রিয়া অনুসরণ করা উচিত।
১৩. Which Documents বা কোন ধরনের ডকুমেন্ট?
ডকুমেন্ট নির্ভর করে:
ক) অগ্রিম/বিনিয়োগের প্রকৃতি
খ) চার্জগুলির ধরন
গ) নিরাপত্তা প্রকৃতি
ঘ) ব্যবসায়ের সংবিধান
ঙ) ব্যাংকের নিজের প্রয়োজন।
১৪. Document Types বা ডকুমেন্টের ধরন
ক) নিরাপত্তা উপর চার্জ
খ) মোক্তারনামা
গ) চুক্তি
ঘ) চার্জ ডকুমেন্টস
– ডিপি নোট
– আর্গুমেন্টের চিঠি
– বিতরণ/ধারাবাহিকতা পত্র
– গ্যারান্টি পত্র
– পার্টনারশিপ পত্র (পার্টনারশিপ ফার্ম)
– রেজুলেশন
– ইত্যাদি।
ঙ) চার্জ রেজিস্ট্রেশন (লিমিটেড কোম্পানি)।
১৫. Creation of Charges on Security বা জামানতের উপর চার্জ সৃষ্টি
ক) লিয়েন
খ) এসাইনমেন্ট
গ) সেট অফ
ঘ) প্লেজ
ঙ) হাইপোথিকেশন
চ) বন্ধক।
১৬. Charge Documents বা চার্জ ডকুমেন্টস (ঋণের জন্য)
ক) ডিপি নোট
খ) পার্টনারশিপ/রেজুলেশনের চিঠি
গ) আর্গুমেন্টের চিঠি
ঘ) বিতরণের চিঠি
ঙ) প্লেজ/ হাইপোথিকেশন পত্র (পণ্যের বিপরীতে)
চ) ট্রাস্ট রিসিপ্টস (টি আর লিমিটের ক্ষেত্রে)
ছ) লিয়েন এবং মালিকানা পত্র (শেয়ারের বিপরীতে)
জ) প্রত্যর্পণ পত্র (Quasi Cash এর বিপরীতে)
ঝ) ব্যাংক লিগ্যাল অ্যাডভাইজারের (বিশেষ/প্রজেক্ট ঋণের ক্ষেত্রে) পরামর্শ।
১৭. Charges Documents বা চার্জ ডকুমেন্টস (ওভারড্রাফ্টের জন্য)
ক) ডিপি নোট
খ) পার্টনারশিপ/রেজুলেশনের চিঠি
গ) আর্গুমেন্টের চিঠি
ঘ) ধারাবাহিকতা পত্র
ঙ) Lien পত্র (এফডিআর, ডিপিএস, বিএসপি, পিএসপি এর বিপরীতে)
চ) মালিকানা পত্র (সিকিউরিটিজের বিপরীতে) (শেয়ার এবং ডিবেঞ্চার)।
১৮. Charges Documents বা চার্জ ডকুমেন্টস (ক্যাশ ক্রেডিট এর জন্য)
ক) ডিপি নোট
খ) পার্টনারশিপ/রেজুলেশনের চিঠি
গ) আর্গুমেন্টের চিঠি
ঘ) ধারাবাহিকতা পত্র
ঙ) প্লেজ পত্র (পণ্যের বিপরীতে)
চ) হাইপোথিকেশন পত্র (পণ্যের বিপরীতে)।
১৯. Charges Documents বা চার্জ ডকুমেন্টস (বিল পার্চেজের জন্য)
ক) ডিপি নোট
খ) পার্টনারশিপ/রেজুলেশনের চিঠি
গ) আর্গুমেন্টের চিঠি
ঘ) হাইপোথিকেশন (বিল) পত্র (পণ্যের বিপরীতে)।
২০. Steps Involved বা করণীয় ধাপ
ক) ডকুমেন্ট এর খসড়া
খ) নথি প্রস্তুতকরণ
গ) ডকুমেন্ট পূরণ
ঘ) ডকুমেন্ট সম্পাদন
ঙ) মুদ্রণ এবং পরীক্ষণ
চ) শপথপত্র, সার্টিফিকেট, উদ্যোগ, ঘোষণা ইত্যাদি
ছ) রেজিস্ট্রারে ডকুমেন্ট রেকর্ডকরণ।
২১. Points to be considered বা বিবেচ্য বিষয়
ক) পার্টি চুক্তি করতে সক্ষম
খ) অপ্রাপ্ত বয়স্ক/পাগল/সলভেন্ট নয় এমন কেউ ডকুমেন্ট সম্পাদন করতে পারবে না
গ) স্মারকলিপি দেওয়া কোম্পানী তার ক্ষমতা বাস্তবায়ন করতে পারবেন না
ঘ) ডকুমেন্ট এর স্ট্যাম্প স্ট্যাম্প আইন অনুযায়ী মুদ্রাঙ্কিত করতে হবে
ঙ) প্রমাণ হিসেবে স্ট্যাম্প বা নন স্ট্যাম্প আদালতে গৃহীত হয় না।
২২. Precautions বা নিরাপত্তা
ক) শাখার ম্যানেজারের উপস্থিতিতে ডকুমেন্ট সম্পাদিত হয়
খ) সমস্ত ডকুমেন্ট যথোপযুক্ত স্ট্যাম্প এ করা হয়
গ) ডকুমেন্ট এর সমস্ত ফাঁকা কলাম সঠিকভাবে পূরণ করা হয়
ঘ) ডকুমেন্ট পূরণ, ঋণগ্রহীতা নিজ হাতে লেখা এবং এক বসায় লিখতে হয়
ঙ) ব্যাংক এ ব্যবহার করা হয় এমন কালি ব্যবহার করতে হয়।
২৩. Other Important Issues বা অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ সমস্যা
ক) কে স্ট্যাম্প এর মূল্য দেবে তা নির্ধারন করা
খ) স্ট্যাম্প বাতিল
গ) স্বাক্ষর যাচাইকরণ
ঘ) মোক্তারনামা
ঙ) ব্যালান্স নিশ্চিতকরণ
চ) রেকর্ডিং
ছ) সংরক্ষণ।
২৪. Stamp Duty Payment বা স্ট্যাম্প ডিউটি পেমেন্ট
ক) ডকুমেন্ট এর নির্বাহক অথবা ঋণগ্রহীতা
খ) ভাড়া বা লিজ ডিড এর ক্ষেত্রে চুক্তি।
২৫. Canceling Stamp বা স্ট্যাম্প বাতিল
ক) স্ট্যাম্পগুলো বিভিন্ন ডকুমেন্টে লাগানো হয়, তা সঠিকভাবে বাতিল করা উচিত। এই বাতিলকরণ যথাযথ পদ্ধতিতে এবং এমনভাবে করা উচিত যে স্ট্যাম্পটি আবার যেন ব্যবহার করা না যায়।
খ) এমবসড/ইম্প্রেসড স্ট্যাম্পগুলো বাতিল করা হয় না।
২৬. Verification of Signature বা স্বাক্ষর যাচাইকরণ
লেনদেনের স্বাক্ষর অ্যাকাউন্ট খোলার ফর্ম (AOF) -এর স্বাক্ষর দ্বারা যাচাই করা হয়। অর্থাৎ ব্যাংকের সাথে তার অ্যাকাউন্টের নমুনা স্বাক্ষর কার্ড এবং নথিপত্রের অন্যান্য নির্বাহকগণের স্বাক্ষর (যদি থাকে) তবে প্রথমে ঋণগ্রহীতার দ্বারা যাচাই করা হয়।
২৭. Power of Attorney বা মোক্তারনামা
যদি মুখ্য ব্যক্তির পক্ষ থেকে অ্যাটর্নি কর্তৃক নথিপত্র সম্পাদন করা হয় তবে অ্যাটর্নির মূল ক্ষমতাটি নিশ্চিত করা উচিত যে এটি সঠিকভাবে কার্যকর করা হয়েছে এবং অ্যাটর্নিতে প্রয়োজনীয় নথিপত্রগুলো সম্পাদন করতে এবং মুখ্য ব্যক্তিকে বেঁধে রাখার জন্য প্রয়োজনীয় ক্ষমতা প্রদান করে।
২৮. Recording & Preservation বা রেকর্ডিং এবং সংরক্ষণ
ক) সম্পাদিত সমস্ত ডকুমেন্টের বিবরণগুলো উপযুক্ত রেজিস্টারে সন্নিবেশিত করা হয়।
খ) সম্পাদিত সমস্ত ডকুমেন্টগুলো ব্যাংক এর নিরাপদ জায়গার মধ্যে রাখা হয়। সেফ ইন সেফ আউট রেজিস্টারে (SISO) বিশদ বিবরণ দেওয়ার পরে ক্রমিক সংখ্যাসহ নিরাপদে রাখা হয়।
গ) এটি নিশ্চিত করা হবে যে কোনও ডকুমেন্ট পাঞ্চ করা হবে না এবং একটি ফাইল কভারে রাখা হয়।
লেখকঃ মোহাম্মদ শামসুদ্দীন আকন্দ, ব্যাংকার।
আরও দেখুন:
◾ জেনে নিন যে ১০টি ভুলে পারসোনাল লোন হয় না
◾ জামানত নিয়ে ব্যাংকের বিড়ম্বনা ও প্রাসঙ্গিক কিছু কথা
◾ ঋণ খেলাপিদের সামাজিকভাবে বয়কট করুন
◾ ব্যাংক লোন নেয়ার ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টস
